新しいPortfolioカタログを作成、または既存のカタログにアイテムを追加すると、そのアイテムに関する情報が収集され、Portfolioカタログ内にレコードが作成されます。 カタログ化されたオリジナルファイルにサムネールやアイコンが含まれている場合、それもアイテムのレコードに追加されます。
Portfolioカタログでは、オリジナルファイル自体はカタログ内に存在しませんが、カタログ化されたアイテムのオリジナルファイルへのリンクを保存します。 これにより、カタログ化されたアイテムをすばやく表示、検索、利用することが可能になり、オリジナルファイルが利用できない場合（マウントされていないハードディスク、CD-ROM、ネットワークボリューム上などにある場合）でもアイテムを表示したり検索することができます。 オリジナルファイルを必要とするのは、画像のプレビュー、編集、別のアプリケーションで開くときだけです。
カタログ化したアイテムが別の場所に移動されたり、名前が変更されたり、またはオリジナルファイルに関する情報が変更された場合には、レコードを更新した方がよいでしょう。
カタログ化されたアイテムは、「ギャラリーウインドウ」と呼ばれるウインドウ内で表示されます。 Portfolioでは、いろいろなギャラリーウインドウの表示方法があり、それぞれの表示は必要に応じてカスタマイズすることができます。 キーワード、説明、カスタムフィールドなどの情報をアイテムレコードに追加し、キーワードを使用してカタログアイテムを検索、またはPortfolioのパワフルな検索機能を使用してアイテムの情報フィールドからアイテムを検索することもできます。
ワークグループやネットワーク環境でカタログを使用している場合、Portfolio標準のレベル別でのアクセス権オプションを使用するか、新機能のユーザー単位でのアクセス権オプションを使用して、カタログ作成機能の使用を制限することができます。
Portfolioの主な機能については、「概要」を参照してください。
カタログをまだ作成していない場合は、「サンプルカタログ」を使用してPortfolioの機能を試すことができます。 「サンプルカタログ」は、Extensis CD-ROMに入っています。
注意: 「サンプルカタログ」をハードディスクにコピーして、操作することもできます。